Решение о принятии новых работников обязательно должно быть согласовано со стратегическими целями организации, с решениями, на прямую влияющие на судьбу компании. Анализ потребности в персонале должен выяснить причины и все детали возникновения этой потребности. Так, если планируется расширение предприятия, то важно знать его особенности. То есть, будут ли создаваться дочерние предприятия, повторяющие структуру головной организации, или же суть расширения будет сводиться к открытию какого-нибудь сервисного центра, больше похожего на отдел компании. Каковы масштабы расширения, какие цели будут ставиться перед работниками. А может быть, руководство просто решило обновить коллектив, захотело новых идей, взглядов, мыслей. Тогда подбор нового персонала может вообще не понадобиться, достаточно будет направить перспективных работников на курсы повышения квалификации или переобучение. Тем более, что это может стоить намного дешевле, чем подбор кадров. Нужно помнить, что привлечение новых сотрудников - очень трудоемкий, сложный и вероятностный процесс. Он может сопровождаться повышением уровня конфликтности внутри коллектива, снижением темпов деятельности компании и некоторыми другими проблемами. Так что, необходимо заранее выяснить все причины возникновения потребности в персонале и найти им альтернативное решение, проведя анализ потребности в персонале. Необходимо оценить, что выгоднее - нанять нового работника или направить кого-то из сотрудников на переобучение, перераспределить функции, автоматизировать некоторые из них и так далее.

Планирование количественной потребности в персонале намного больше, чем качественное планирование, зависит от особенностей деятельности организации, от степени развития планирования, в целом, и кадрового планирования, в частности, внутри нее. Более сложные методы, использующие большое количество исходных данных и дающие высокую точность результатов, подходят крупным предприятиям с развитой системой планирования. Простые методы рассчитаны на предприятия малого бизнеса, так как они просты в использовании и их не совсем точные результаты, в компаниях с небольшим числом работников можно легко откорректировать.

Потребность в кадрах планируется раздельно по группам и категориям работающих. Наиболее распространёнными методами расчёта потребности в рабочих кадрах являются:

по трудоёмкости производственной программы;

по нормам обслуживания

Первый метод используется при определении численности рабочих, занятых на нормируемых работах. Для этого рассчитывают явочный и среднесписочный составы.

Явочное число рабочих в смену (Ряв) - это нормативная численность рабочих для выполнения сменного производственного задания.

где Тр - трудоёмкость производственной программы в плановом переходе; Тсм - длительность смены; n - число рабочих смен; D - число суток работы предприятия в плановом периоде; k - коэффициент перевыполнения норм в плановом периоде.