Основой хозяйственных взаимоотношений между поставщиками и покупателями товаров является договорная работа.

Единственным видом хозяйственного договора, используемого при организации договорных отношений с поставщиками в ЧУП «Гомельская универсальная база» является договор поставки. Этот правовой документ, который регулирует взаимоотношения поставщика и покупателя по поставке товаров и является единственным юридическим фактом, на основании которого возникает обязательство по поставке.

Основные этапы договорной работы:

· подготовка к заключению договора;

· заключение договора;

· исполнение договора;

· анализ договора после его исполнения.

Подготовкой проекта договоров занимается поставщик. Типовой договор поставщик (с которым налажены долгосрочные хозяйственные связи) высылает ЧУП «Гомельская универсальная база» в двух экземплярах, который анализируют в течении 5 дней товаровед и юрист.

Заключение договора. Поступающие от поставщиков коммерческие предложения регистрируется в специальном журнале. Заместитель директора по коммерческой работе ЧУП «Гомельская универсальная база» определяет состав функциональных подразделений, с которыми необходимо согласовать данное предложение, анализирует коммерческое предложение по срокам поставки, условиям оплаты, формам отгрузки, транспортным условиям. Кроме того, назначает конкретного исполнителя из числа сотрудников торгового отдела для ведения работ по заключению и исполнению договора. Коммерческие работники ЧУП «Гомельская универсальная база» не всегда участвуют в разработке проектов договоров совместно с предприятиями-изготовителями, а заключают договоры на тех условиях, которые им предлагают поставщики, тем самым еще на начальном этапе торговля упускает возможность предусмотреть выгодные для себя позиции. При принятии условий договора, договор подписывается. Второй экземпляр договора направляется обратно поставщику. Однако, в случае несогласия со всеми пунктами договора протокол разногласия. Так, сотрудников ЧУП «Гомельская универсальная база» не удовлетворяли некоторые пункты в договоре с ОАО «Бархим», были внесены исправления в договор и высланы поставщику. ОАО «Бархим» принял редакцию договора покупателя; ОАО «Бархим» направил покупателю протокол согласования подписанный, то значит, договор считается заключенным. При подготовке и рассмотрении протокола разногласий специалистами, визирующими их, проверяется соответствие их хозяйственным и экономическим интересам предприятия.

При принятии условий договора, договор подписывается директором. Второй экземпляр договора направляется обратно поставщику. Договор считается действительным и принимается к исполнению, если стороны пришли к согласию по условиям договора.

При заключении и оформлении договоров существенными условиями являются: предмет договора - наименование товара, количество товаров, цена товаров и порядок расчетов, цель приобретения продукции.

В ЧУП «Гомельская универсальная база» ведется учет договоров автоматизировано, при этом используется программа «1 С: Предприятие», что позволяет вести график платежей поставщикам продукции и не нарушать основные условия договоров - сроки расчетов.

Регистрация договоров ведется в журнале. Эффективность договорной работы ведется при ее анализе. ЧУП «Гомельская универсальная база» по итогам каждого квартала, полугодия и года в целом обобщает и анализирует исполнение договоров. По итогам анализа издается распоряжение, составляются планы мероприятий по совершенствованию договорной работы.

Рассмотрим условия поставок некоторых поставщиков синтетических моющих средств в таблице 4.1 (приложение П-С)

Все договора из трех основных частей.

· вводная часть - содержит следующие положения: наименование договора; дата его подписания; полное фирменное наименование сторон; название сторон по договору; наименование должности, фамилия, имя, отчество лиц, подписавших договор.