Большое значение для эффективного функционирования СМК имеет создание и внедрение комплекса документации. Не существует «каталога» или перечня процессов, которые должны быть документированы. Каждой организации следует определить, какие процессы следует документировать, на основании требований ее потребителей и соответствующих регулирующих и законодательных требований, характера ее деятельности и ее общей корпоративной стратегии.

Обычно большая часть документов уже имеется на предприятии, её необходимо только формализовать.

Разрабатываются документы разного уровня:

1. Руководство по качеству - один из основных документов СМК. Отражает политику в области качества, содержит описание структуры СМК с указанием области её применения.

2. Документированная процедура - разрабатывается для СМК и содержит описание взаимодействия процессов СМК.

При определении того, какие процессы следует документировать, организация может рассмотреть такие факторы, как:

влияние на качество;

риск неудовлетворенности потребителей;

законодательные и/или регулирующие требования;

экономический риск;

результативность и эффективность;

компетентность персонала;

сложность процессов.

Необходимость документирования процесса может возникнуть в двух случаях:

1. Если проекты включают конкретный процесс.

2. Если организация внедряет процесс постоянного улучшения.

Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока проект или иная работа по его улучшению не начата. Документирование процесса в таких случаях будет первым шагом по реализации проекта. Он преследует несколько целей:

1. Общее понимание в команде совершенствования сути рассматриваемого процесса: его действий, результатов, пониманию того, кто персонально осуществляет его различные шаги.

2. Определение масштаба процесса как его границ со смежными процессами.

. Определение более частных проблем в процессе.

Этот подход хорошо зарекомендовал себя на практике. Но используют его в основном небольшие компании, компании с ограниченными ресурсами, а также предприятия с быстро меняющимися процессами. Преимущество этого подхода - документирование процессов происходит по мере возникновения необходимости.

Если организация выбрала второй путь - то тогда возникает необходимость документировать все или подавляющее большинство процессов. Проблема заключается в том, чтобы документировать только самые важные из них. Преимущества этого способа документирования следующие:

1. В работу вовлекается большое число сотрудников. У них формируется положительное отношение к улучшениям и часто создается мотивация, что полезно для следующих проектов.

2. На основании такого опыта высшее руководство составит правильное представление об организации и потребности в конкретных проектах по совершенствованию. Выполненная работа помогает создать требуемую базу для определения приоритетов в соответствии с общей структурной схемой совершенствования предприятия.

. Рассмотрение отдельных процессов в ходе их документирования позволяет выделить узкие места, которые следует расширять.

Этот способ документирования представляется более ценным, так как позволяет глубже оценить потребности во времени и ресурсах. Такой подход позволяет создать основу для процесса самооценки, что в свою очередь гарантирует реализацию намеченных инициатив по совершенствованию.

Сравнивая эти два способа, следует иметь в виду, что большинство компаний имеют хорошие основы для документирования процессов, в форме процедур, созданных для сертификации на соответствие МС ИСО 9001:2000. Важно также помнить, что процесс документируется в том виде, в каком он существует фактически, а не в том виде, в каком он нам представляется.

Стандарт на процесс (услугу) - нормативный документ, содержащий требования соответственно к процессу (например, к технологии производства) или услуге (например, оказание услуг в области автотранспорта, банковского обслуживания и т.д.).

Стандарты организаций (СТО) разрабатываются и принимаются самими предприятиями. Эта категория стандартов обязательна для предприятия принявшего этот стандарт. Стандарты организаций не должны нарушать обязательные требования государственных стандартов.

СТО утверждает руководитель предприятия (объединение предприятий). СТО обязателен для работников данного предприятия, а поэтому является локальным нормативным актом.

Таким образом, одно из основных назначений СТО - решение внутренних задач, например регламентация оптимальных процессов организации, и управления производством. СТО в настоящее время является основным организационно-методическим документом в действующих на предприятиях системах обеспечения качества продукции (услуг).