Направления совершенствования системы информационного обеспечения
Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»Материалы студентам / Совершенствование системы информационного обеспечения управления Петербургского областного филиала "Ростелеком" / Направления совершенствования системы информационного обеспечения
Петербургского областного филиала ОАО «Ростелеком»Страница 1
Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.
Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников (документов, файлов, недокументированных сообщений).
Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" - одна из важнейших задач функций информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно-техническим обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы поддержания процессов управления.
Информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм Ротшильда, можно сказать - кто владеет информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами".
Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться устно или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.
Рис.3.1. Структура информационных потоков
Информационные сообщения могут быть директивными (рис.3.1) и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные - произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Существует также смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.
Традиция информационного самообеспечения не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей к источникам информации, которая принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении дел каждый солидный отдел создает собственный архив, отвечающий требованиям данной конкретной службы. Однако при большом потоке документов и штатной численности офиса, недостатки децентрализованной системы управления информацией превалируют над достоинствами.
Во-первых, значительная часть данных пригодных для многофункционального применения, становится труднодоступной из-за децентрализованного способа хранения (в архивах профилирующих отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В децентрализованной системе это приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а, зачастую, и вовсе отсутствует.
Смотрите также
Социально-психологические методы предотвращения конфликтов в коллективе учреждения СКС
Введение
Конфликт - это открытое столкновение сторон, мнений, сил, связанное с
различием представлений о целях, путях и методах их достижения, о характере
задач и способах их решения ...
Совершенствование работы с кадрами государственных служащих (на примере ГУ МЧС России по Нижегородской области управления противопожарной аварийно-спасательной службы)
Введение
Совершенствование системы управления, государственной и муниципальной
службы выступает важным условием успешного решения стоящих перед обществом
задач и укрепления российской ...
Реализация основных функций менеджмента (на примере предприятия ООО "Макдоналдс")
Введение
При
условиях формирования планомерной рыночной экономики повышаются требования к
управлению. Это обусловлено повышенной сложностью как производства продукции,
так и ее реали ...